Cuando las personas importan

La semana pasada tuvimos una interesante conversación en nuestro grupo de discusión en Linkedin. Patricia colaboraba en el mismo y nos hizo llegar información sobre los “Record Manager”, una profesión de futuro que ha comenzado a tomar especial relevancia en Estados Unidos.

La figura del “Record Manager”, inspirada en el Gestor Documental de antaño, será clave en este nuevo salto que protagoniza la sociedad de la información. De hecho, las empresas comienzan a sufrir problemas derivados de la sobrecarga de la misma. Overload. No es nuevo. En mayor o menor medida, las personas de una organización ya venían repartiéndose la tarea de gestionar y seleccionar la información relevante para sus compañeros/as, aunque hoy el rol cobra una relevancia capital. Apuntaba el artículo de cincodias.com que el “Record Manager” será capaz de aportar valor al dar respuestas ágiles y múltiples a la hora de gestionar toda la información que maneja y necesita una compañía. Captura, acceso, comprensión, creación, archivo e incluso eliminación de información.

Hoy más fácil, y a su vez, más complicado que nunca.

Pero no solo eso, hoy se vuelve crítico garantizar la profesionalidad en la gestión de la documentación interna y externa de las organizaciones. Habíamos puesto el foco en controlar lo que “de puertas hacia fuera” generábamos, y no nos habíamos dado cuenta de que es igual o más importante gestionar lo que llega “de puertas hacia dentro”. Accesos a la información, perfiles de edición, visualización, revisión de la legalidad, análisis de la autenticidad de la documentación, valoración de su credibilidad, gestión de registros de modificaciones, archivo de la misma… No es moco de pavo.

Un artículo de la Universidad de Berkeley ya nos ponía sobre aviso en el años 2003. “How much information…” Hoy la definitiva explosión de internet y de las redes sociales ha contribuido a que la información disponible haya crecido exponencialmente. Ciencia, cultura, asociaciones profesionales, gremios, sectores empresariales. Todo avanza a una velocidad de vértigo, tanto que los cambios que provocan, se pueden llegar a convertir en una amenaza que requiere gestión y planificación.

No es por tanto una coincidencia que una empresa como Doocuments, bilbaínos de pura cepa se haya puesto en marcha con éxito a nivel nacional e internacional. Empresas muy relevantes ya les han echado un ojo para reenfocar la gestión de documentos relevantes -accesibilidad, seguridad, seguimiento de visualizaciones, cambios… Innovación en la gestión de documentos.

Reflexionábamos en la oficina sobre una realidad que como profesionales debemos gestionar en relación con la información. ¿Qué ansiedad nos provoca la necesidad de gestionar toda la información que fluye en nuestro entorno? ¿Somos capaces de asimilar todo lo que revolotea a nuestro alrededor? No lo somos. Nadie puede serlo. Debemos seleccionar. Si no lo hacemos desviaremos el foco de lo importante. Miles de tweets al día, decenas de blogs en nuestro reader de los que nos gustaría realizar seguimiento, suscripciones de revistas, libros interesantes publicados, newsletter que llegan en papel y en formato electrónico a nuestras oficinas. Además, por ejemplo, empresas de cierta entidad subcontratan el servicio de filtrado de noticias interesantes para hacérselas llegar a todos los empleados con mayor o menor acierto.

Hoy surge la necesidad de gestionar dicha información. Jorge Franganillo hablaba en uno de los interesantes artículos de su web de que ya en 1550 el teólogo Juan Calvino “se quejaba de que había tantos libros que ni siquiera tenía tiempo para leer todos los títulos”. Bendito Calvino.

Lo democrático no nos asegura la calidad de la información.

Además reflexionábamos sobre otra paradoja. Con el auge de internet es tan fácil producir y obtener información que los filtros se han relajado, haciendo complicado distinguir información de calidad de información falsa y sin contrastar. Un ejemplo clarísimo es el artículo publicado por Gizmodo, en el que afirmaba que ya existía una fecha de salida para el nuevo móvil de Apple, el iphone5. Nada más lejos de la realidad una vez buceas un tanto en la información. Si no vamos más allá del titular (retuiteado en twitter por cientos de perfiles), se hace complicado distinguir el “ruido” de la información de calidad. En muchos casos, cantidad de seguidores y calidad de la información pueden no ir de la mano.

Debemos hilar fino, y sin duda los “Record Manager” nos pueden echar un cable con ello.

Por cierto, reflexionaremos en el futuro sobre ello pero, ¿se te ocurren más profesiones “de futuro”? ¿qué riesgos asocias a los profesionales que se pierden en intentar gestionar la información disponible? ¿Cómo no olvidarnos de dónde poner el foco?